Архивы хранение продуктов

Особенности хранения документов в электронной форме. Специальные программные продукты для решения архивных задач

Решение проблемы хранения документов, созданных или переведенных в электронную форму — один из важных факторов, способствующих внедрению компьютерных технологий в делопроизводство. Однако организация хранения электронных документов зачастую осуществляется стихийно, без учета присущих ей особенностей.
Организация хранения документов в компьютере требует решения нескольких проблем.
1. Систематизация документов. Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске. Каждый файл должен получить свое имя. В одной папке (каталоге, директории) не может существовать одновременно два файла с одинаковыми именами. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.
Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Поэтому прежде всего необходимо на жестком диске создать папки, в которые и будут помещаться рабочие документы. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Наиболее простым решением является создание системы папок, которая может основываться на номенклатуре дел организации.
В более крупных фирмах для хранения выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для личных документов и совместно используемые разделы, которые также должны быть систематизированы.
2. Другая проблема, решаемая при организации хранения документов в электронной форме, — разграничение прав доступа к документам. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы, ус¬танавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограни¬чением доступа только для определенных пользователей или групп пользователей. Современные операционные системы и специализированные программы для работы с документами позволяют определять права доступа, как для рабочих групп, так и для доступа конкретного сотрудника к конк¬ретному документу.
3. Особое значение имеет проблема обеспечения сохранности электронных документов. Ее решение в отличие от традиционного делопроизвод¬ства зависит от совершенно других факторов. Основные из них: устойчивое электропитание, резервное копирование, профилактика и диагностика оборудования.
Первая задача, наиболее просто решаемая, — это обес¬печение надежного беспере¬бойного электропитания компьютеров. Для ее решения служат устройства, которые так и называются — источник бесперебой¬ного питания (ИБП). В своей основе ИБП представ-ляет собой аккумулятор, который обеспечивает электропитание компьютера в период отсутствия напряжения в сети.
Но стабильное электропитание — это только один компонент, обеспечивающий защиту инфор¬мации в ваших компьютерах. Причиной утраты важной информации могут стать неквалифициро¬ванные действия сотрудников, случайное стира¬ние (удаление) необходимых файлов, а также и поломки собственно компьютерного оборудова¬ния.
Поэтому вторая задача — это обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника, что обеспечивает восстановление утраченных документов. Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (на дискете, магнитной ленте, магнито¬оптическом или компакт-диске и т.п.). Наличие резервной (страховой) копии позво¬ляет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.
Если в организации имеется файл-сервер, на котором размещаются все документы, то резерв¬ное копирование осуществляется централизован¬но путем периодического копирования папок с документами с жесткого диска сервера на сменный носитель. Такая процедура может осуществ¬ляться автоматически с заданной периодичнос¬тью. Как правило, файл-серверы стандартно ос¬нащаются средствами резервного копирования.
Важным направлением обеспечения сохранно¬сти документов в электронной форме является ис¬пользование специального программного обеспече¬ния. Например, антивирусных программ и программ диагностики.
Несмотря на существующие проблемы, следует признать, что хранение документов в электронной форме позволяет кардинально ускорить поиск необходимой информации и значительно сократить стоимость хранения за счет уменьше¬ния занимаемых под архив площадей. Электронный архив это маленькая площадь (10 кв.м — 15 млн. документов), не ограниченное количество одновременных пользователей, время доступа – 6-10 секунд, сохранность оригиналов
Существует отдельный класс программного обеспечения, призванный решать архивные задачи. В качестве примера можно привести следующие специализированные программы.
1С Архив 3.0 — универсальная система управления документами. Она обеспечивает:
• Централизованное хранилище документов.
• Коллективный доступ и редактирование.
• Хранение всех версий документов.
• Разграничение прав доступа.
• Быстрый поиск.
В отличие от файл-сервера программа 1С Архив предоставляет возможности:
• Работы с документами, а не с файлами.
• Коллективного редактирования.
• Контроля версий.
• Создания учетной карточки на каждый документ.
• Поиска по реквизитам и полнотекстового поиска.
• Хранения больших объемов.
• Аудита всех действий пользователей
• Интеграции с Интернет-технологиями
Ввод документов в систему осуществляется разными путями – импорт с жесткого диска, создание на основе шаблонов, копирование из внешних приложений, сканирование, в том числе потоковое.

Документы, передаваемые на архивное хранение

1. Экспертиза ценности документов— отбор документов на госу­дарственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК).ЭК назначается приказом руково­дителя предприятия и состоит не менее чем из 3-х человек.

Читать еще:  Как заморозить спаржевую фасоль

Примерный состав ЭК:

• зам. директора (главный бухгалтер);

• ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизвод­ства, отдела кадров, архива);

ЭК является совещательным органом. Ее решения по хране­нию или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

2. Определение сроков хранения(экспертиза ценности) докумен­тов проводится по «Перечнютиповых управленческих доку­ментов, образующихся в деятельности организаций, с указани­ем сроков хранения», утв. Росархивом 6 октября 2000 г.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, ис­пользуют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни, например перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения и т. п.

ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в переч­не срок хранения и проставляет его на обложке. Устанавливать сроки хранениядел только по ихзаголовкам на обложке дела нель­зя. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

В зависимости от значимости документов в перечнях установ­лены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50л., 75л. и постоянно.

Срок хранения «ДМН»(до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не мо­жет быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, напри­мер, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит свое заключение о продолжительно­сти их хранения с учетом важности документов, необходимо­сти их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В результате работы ЭКдокументы подразделяются на 3 группы:

• Документы, передаваемые в архив (со сроком хранения — свыше 10 лет);

• Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения — до 10 лет включи­тельно);

• Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

3. К документам, передаваемым в архив,относятся:

• устав, учредительный договор, решение о создании общества;

• свидетельство о государственной регистрации;

• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

• положение о филиалах или представительствах общества;

• годовые финансовые отчеты;

• документы финансовой отчетности, представляемые в государ­ственные органы управления;

• протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета ди­ректоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполни­тельных органов (правления, дирекции);

• списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

• акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

• внутренние документы общества, утверждаемые общим собра­нием акционеров или иным органом управления обществом;

• документы по личному составу предприятия;

• другие документы по усмотрению общего собрания акционе­ров или совета директоров.

Документы по личному составу(личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарпла­те) хранятся 75 л., руководителей предприятия — постоянно.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Только сон приблежает студента к концу лекции. А чужой храп его отдаляет. 8653 — | 7434 — или читать все.

188.64.169.166 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Какой срок хранения документов в архиве организации?

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

  • созданные до 2003 года
  • созданные с 01.01.2003

Эти сроки, в частности, касаются:

  • личных дел работников;
  • приказов по личному составу;
  • трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Читать еще:  Как хранить сыр в холодильнике

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Постоянно (пока фирма существует)

Отчетность в ФСС:

  • годовая

Постоянно (пока фирма существует)

  • квартальная

Отчетность в ПФР:

  • сводная
  • сведения персучета

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Организация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве

Е.А. КОШЕЛЕВА,
зам. директора Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО)
Требования к обеспечению сохранности архивных документов
Охранный режим хранения документов
Ответственность за нарушение архивного законодательства

Для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, так и других архивных документов длитель. ного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности, создается архив учреждения.

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально.технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00,
см. НАК, № 2 2005
В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Требования к обеспечению сохранности архивных документов

Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Читать еще:  Соте из кабачков на зиму

Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:

– хранилища для хранения документов;
– помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
– помещение для работы исследователей (читальный зал);
– рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

К хранилищу документов предъявляются следующие требования:

– оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
– в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;
– электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
– в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;
– не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:

– расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
– расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
– расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
– расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
– расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.

Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.

Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания взакрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Оптимальный температурно.влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:

– для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;
– для документов на пленочных носителях:
а) черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
– для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.

В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха
Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.

Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.

В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).

При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.

В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector